Управлението на финансовите потоци в малкия бизнес е от решаващо значение за дългосрочния успех. Това става чрез бързо превръщане на продажбите в пари и умно управление на плащанията.
Целта е да се създаде здрава финансова възглавница за бизнеса. Ето най-добрите практически съвети за подобряване на управлението на финансовите потоци и вдигане на компанията на ново ниво.
Управление на паричния поток за малки бизнеси
Управлението на паричния поток включва проследяване и контрол на движението на парите в и извън бизнеса.
Това е съществено за прогнозиране на колко парични средства са налични за покриване на нуждите като плащане на сметки, покриване на дългове и справяне с оперативните разходи.
Ефективното управление гарантира, че бизнесът разполага с достатъчно пари налични, за да покрие ежедневните разходи и стимулира растежа.
- Оперативен паричен поток (CFO): Този поток проследява паричните средства, генерирани от основните дейности на бизнеса, като продажби и производство. Той показва дали има достатъчно пари влизат в бизнеса, за да се платят сметки и оперативни разходи. Положителният оперативен паричен поток е от съществено значение за дългосрочното оцеляване на бизнеса.
- Инвестиционен паричен поток (CFI): Тази категория проследява парите, използвани или спечелени от инвестиции, като купуване или продаване на активи или ценни книжа. Тя отразява колко пари са вложени в дейности за растеж или инвестиции.
- Поток от финансови операции (CFF): Този поток представлява потоците на пари, свързани с финансови дейности, като взимане на заем или емитиране на акции. Включва и пари, използвани за изплащане на дивиденти. Тази категория помага за разбиране на това колко добре е финансиран бизнесът и неговата способност да изпълнява финансови задължения.
Да изследваме основните инструменти и тактики за управление на паричния поток на малките бизнеси по-долу.
1. Прогноза на поточния поток за ефективно управление
Започнете с оценка на всички парични средства, които влизат и излизат от вашия бизнес в определени времеви рамки – месечно, тримесечно и годишно.
Точната прогноза помага за предвиждане на потенциално дефицитни ситуации и позволява по-добро планиране за справяне с разходите, без да се нарушава работата.
Подгответе се за възможни липси
Ако предстои голям разход, като например ремонт на оборудване, прогнозирането ви дава време да се приспособите. Можете да намалите ненужните разходи или да разгледате възможности за финансиране като малък бизнес кредит, за да поддържате стабилността.
Използвайте точни данни за надеждни прогнози
Използвайте инструменти като таблици или софтуер за финансово планиране, за да включите всеки компонент на паричния поток.
Следете приходите, инвестициите, търговските вземания, заплатите, наема, закупуването на инвентар, и плащанията по заеми. По-точните входни данни водят до надеждни прогнози.
Използвайте видимостта за по-добри решения
Подобрената видимост във финансовите данни подобрява управлението на поток на пари. Например, Q Foundation разработи система за проследяване на финансовите показатели и постигане на целите за еквити.
Основателят Брайън Бейсинджър подчерта как прозрачността в финансирането и резултатите им помогна да получат допълнителна подкрепа и да опростят отчитането.
2. Изпращайте фактури без забавяне
Отлагането на фактурите често нарушава паричния поток и предизвиква забавяния в плащанията. Клиентите не могат да платят, ако не получат фактури, което рискува да доведе до недостиг на средства за бизнеса.
Графиците за изпращане на фактури обикновено зависят от кредитните условия и индустриалните практики. Обичайните опции включват:
- Седмично
- На всеки две седмици
- Месечно
- Базирано на милистина
- След завършване на проекта или доставката на продукта
Автоматизирането на изпращането на фактури може да опрости този процес и да го интегрира с бухгалтерските инструменти. Автоматизацията намалява ръчните усилия и гарантира, че фактурите се изпращат навреме, намалявайки нарушенията в паричния поток.
3. Управление на вземанията за ефективно управление на потоците от пари
Чести са затрудненията при паричния поток, когато приходите са замразени във вземания, вместо да са налични в банковите сметки. Решаването на този проблем е от съществено значение за поддържане на здравословен паричен поток.
Налагането на ясни платежни срокове и незабавното последване на неплатени плащания са от съществено значение. Предлагането на стимули, като отстъпки за ранни плащания, насърчава по-бързите плащания. От друга страна, въвеждането на такси или лихви за закъснели плащания може да предотврати забавянията.
За клиенти с история на закъснели плащания, изискването на предварителни плащания вместо удължаването на кредита гарантира своевременен паричен приток и намалява риска. Ефективното управление на вземанията поддържа паричния поток последователен и предвидим.
4. Управление на разходите ефективно
Контролирането на разходите е ключът за поддържане на здрав поток на парите. Разходите винаги трябва да са в съответствие с развитието и ефективността на бизнеса. Фокусирайте се върху спестяванията, като инвестирате стратегически, за да максимизирате доходите.
Оценете всяка разходна позиция с инвестиционен подход. Питайте се дали разходът ще увеличи приходите, ще намали други разходи или ще повиши продуктивността.
Например, решенията за наемане на служители трябва да бъдат свързани с измерими резултати, като увеличени продажби, нови експертни познания или намалена работна натовареност за по-добра фокусираност върху разширяването на бизнеса.
Стратегии за Намаляване на Разходите в Бизнеса:
- Създайте подробен бюджет и се придържайте стриктно към него.
- Преговаряйте за по-добри сделки или отстъпки с доставчиците.
- Автоматизирайте повтарящи се задачи, за да спестите време и намалите разходите.
5. Управлявайте инвентара ефективно
Поддържането на оптимални нивата на инвентара намалява разходите, намалява отпадъците и заздравява управлението на парични потоци. Избягвайте прекомерното наличие на стока, за да освободите пари, които да могат да бъдат използвани другаде, и предотвратете липсата на стоки, за да гарантирате непрекъснато функциониране.
Възползвайте се от инструментите за управление на инвентара, за да следите нивата на стоки в реално време. Тези инструменти могат да автоматизират повторните поръчки и да изпращат предупредителни съобщения, когато инвентарът намалява, гарантирайки ефективно използване на паричните потоци.
6. Промяна на Условията за Плащане
Преговорът на условията за плащане с доставчиците може да подобри гъвкавостта на потока на парите. Например, преходът от условия за плащане на нето 30 към нето 60 или 90 може да осигури допълнително време за управление на оттоковете.
Доставчиците, с които има установени отношения, може да бъдат по-склонни да направят тези настройки. Приближете се към такава дискусия рано, а не близо до крайния срок, тъй като предварителното уведомление спомага за по-добри резултати и отразява професионализъм.
Обмислете как променените условия ползват и двата страни. Увеличените поръчкови обеми или предсказуемият поток на парите за доставчика може да ги направи по-отворени за преговори. Целта е да се постигнат взаимно изгодни резултати, като бъдете едновременно настоятелни и справедливи по време на дискусията.
7. Управление на данъчните задължения
Неочакваните данъчни сметки могат да нарушат ликвидността и да доведат до финансови затруднения. За да ги избегнете, поддържайте точна счетоводност, извършвайте предварителни плащания на данъците и осигурявайте своевременно подаване на декларациите.
Бъдете информирани за задълженията като данък върху оборота, акцизи и данък върху заплатите, за да избегнете глоби и санкции. За точни прогнози се консултирайте с данъчен консултант, за да осигурите достатъчно резерви за плащания на данъци.
8. Редовно наблюдение на потока от пари
Редовното наблюдение на потока от пари е от съществено значение за финансовата гъвкавост.
Декларацията за парични потоци предоставя ясен запис на промените в паричната позиция за определен период, като месец или тримесечие. Редовното преглеждане на този документ помага за ранното откриване на проблеми, позволявайки корекции, които поддържат финансите в правилната посока.
Пазарните условия и бизнес целите могат да се променят, затова честите актуализации на вашето прогнозиране на паричния поток са необходими за предвидливото управление.
9. Приложете финансовите технологии
Ръчните процеси и таблици могат да направят управлението на поток на пари неефективно и склонно към грешки.
Софтуерът за счетоводство опростява въвеждането на данни, докато инструментите за автоматизация оптимизират бюджетните контроли, проследяват разходите в реално време и генерират финансови доклади. Тези инструменти не само спестяват време, но и предоставят конкретни изводи за по-добро финансово планиране.
Например, платформите за автоматизирано плащане могат да помогнат за гарантиране на своевременните плащания, подобрявайки потока на парите и връзките с доставчиците.
10. Създаване на финансов запас
Финансовият запас е от съществено значение за управлението на неочаквани разходи или нарушения без да натоварва поточния ви поток на пари.
Целта е да запазите три до шест месеца оперативни разходи. Все пак, целевото количество трябва да отразява размера на вашия бизнес, бранша и финансовите ви ангажименти.
Започнете от малко, като запазите един месец оперативни разходи, и постепенно увеличавайте запасите, докато финансовите условия се подобрят. Дори и скромен запас може да помогне на вашия бизнес да се справи с неочаквани предизвикателства, като запазите стабилността си.
11. Засилете комуникацията с клиентите
Ясната комуникация с клиентите относно очакванията за плащане може значително да подобри потокът на пари. Включете детайли във фактурите като “плащане при получаване” и “начисляване на лихви за плащания след повече от 30 дни” с цел да минимизирате недоразумения.
Редовно преглеждайте отчетите за вземания, за да идентифицирате модели на закъснели плащания или длъжни акаунти.
Този анализ може да помогне да се установят проблемни области и да се подобри процесът на инкасиране. Прозрачната, последователна комуникация гарантира по-гладък поток на пари и по-добри взаимоотношения с клиентите.
12. Автоматизация на сметките за плащане: Променяща правилата на играта
Автоматизирането на сметките за плащане (AP) подобрява управлението на платежите в брой, като оптимизира обработката на фактури, подобрява надзора и намалява излишните разходи. Основните предимства включват:
- По-бърза обработка: Ускорява обработката на фактурите, намалява забавянето в плащанията към доставчиците и избягва глобите.
- Подобен надзор: Осигурява реално време за виждане на състоянието на плащанията, което дава по-добри финансови решения и контрол над излизащите пари.
- Намаление на грешките и измамите: Намалява рисковете чрез автоматизиране на задачи, намалявайки вероятността от скъпи грешки или измами, които могат да нарушат платежния поток.
- Икономия на разходи: Намалява разходите, свързани с ръчната обработка, като печатане, въвеждане на данни и съхранение, като освобождава средства за други бизнес приоритети.
Използването на инструменти за автоматизация на AP, като Tipalti, подобрява прогнозирането на платежния поток.
Данните в реално време и анализите правят по-лесно предвиждането на бъдещите потоци на пари, което помага на фирмите да се подготвят за предстоящите разходи и да вземат информирани решения за поддръжка на финансовата стабилност.
Заключение
Силна стратегия за печалби е от съществено значение за малките предприятия, за да поддържат операциите и насърчават растежа. Ефективното управление на парични потоци осигурява стабилно равновесие между приходите и разходите, помагайки на предприятията да останат финансово осигурени.
С използването на стратегии като точно прогнозиране, автоматизирани инструменти, ясни процеси за плащания и превантивно управление на разходите, предприятията могат да подобрят финансовата стабилност и да изградят основа за дългосрочен успех.
