เครื่องมือและกลยุทธ์ที่สำคัญสำหรับการบริหารจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจขนาดเล็ก

การบริหารจัดการเงินสดของธุรกิจขนาดเล็ก เป็นประการสำคัญสู่ความสำเร็จในระยะยาว มันเกี่ยวกับการกลับขายให้เป็นเงินสดอย่างรวดเร็ว และการจัดการการชำระเงินอย่างฉลาด

วัตถุประสงค์คือการสร้างเป้าหมายเงินสดที่แข็งแรงสำหรับธุรกิจ ต่อไปนี้คือเคล็ตไอล์ลิมาทั้งหมดเพื่อปรับปรุงการบริหารจัดการเงินสด และเตรียมพร้อมกับการเติบโตของบริษัท

การบริหารจัดการกระแสเงินสดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การบริหารจัดการกระแสเงินสดเกี่ยวข้องกับการติดตามและควบคุมการเคลื่อนไหวเงินเข้าและเงินออกของธุรกิจ

มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการคาดการณ์ว่าจะมีเงินสดเพียงพอที่จะใช้เพื่อการชำระบิล การจ่ายหนี้ และการจัดการค่าใช้จ่ายประจำวัน

การบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพทำให้ธุรกิจมีเงินสดเพียงพอที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายประจำวัน และสนับสนุนการเติบโต

• Operating Cash Flow (CFO): ติดตามเงินสดที่สร้างจากกิจกรรมหลักของธุรกิจ เช่น การขายและการผลิต มันแสดงว่ามีเงินสดเข้ามาเพียงพอที่จะครอบคลุมบิลและค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจโดยประสิทธิภาพ การสร้างเงินสดจากกิจกรรมหลักเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความอยู่รอดของธุรกิจในระยะยาว
• Investing Cash Flow (CFI): หมวดนี้ติดตามเงินที่ใช้หรือได้จากการลงทุน เช่น การซื้อหรือขายสินทรัพย์หรือหลักทรัพย์ มันแสดงถึงว่ามีเงินสดเชื่อมต่อกับกิจกรรมการเติบโตหรือการลงทุนเท่าไร
• Financing Cash Flow (CFF): หมวดนี้แทนการไหลเงินที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการจัดหาเงินทุน เช่น การเข้าไปกับหนี้หรือการเปิดตัวหุ้น มันยังรวมถึงการใช้เงินในการจ่ายเงินปันผลรายปีหมวดนี้ช่วยเข้าใจถึงความสามารถของธุรกิจในการระดมทุนและความสามารถในการทำสัญญาทางการเงิน

มาสำรวจเครื่องมือและกลยุทธ์ที่สำคัญสำหรับการบริหารจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจขนาดเล็กด้านล่าง

1. การทำการพยากรณ์กระแสเงินสด เพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นโดยการประมาณการเงินทุนที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณตามช่วงเวลาที่ระบุ – เดือนละครั้ง, ไตรมาสละครั้ง, และประจำปี 

การทำนายอย่างแม่นยำ ช่วยให้คุณสามารถประมาณการช่วงเวลาที่มีความขาดดุล และช่วยในการวางแผนการจัดการรายจ่ายให้เหมาะสมโดยไม่รบกวนการดำเนินงาน

เตรียมตัวสำหรับการขาดของได้

หากมีค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ เช่น การซ่อมบำรุงอุปกรณ์ จะต้องเกิดขึ้นสำหรับมีการคาดการณ์ นั้นจะช่วยให้คุณ มีเวลาในการปรับตัว คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นหรือพิจารณาตัวเลือกทางการเงินเช่น ไลน์เครดิตสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อรักษาความมั่นคง

การใช้ข้อมูลที่แม่นยำสำหรับการพยากรณ์ที่เชื่อถือได้

ใช้เครื่องมือเช่นสเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์วางแผนการเงินเพื่อรวมทุกส่วนประกอบของกระแสเงินสด

ติดตามรายได้, การลงทุน, บัญชีลูกหนี้, เงินเดือน, ค่าเช่า, การซื้อสินค้าคงคลัง, และการชำระเงินกู้ยืม เข้าเกมี่ยวที่ถูกต้องมากขึ้นจะทำให้พยากรณ์เชื่อถือได้

การใช้การเห็นของข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น

การมองเห็นข้อมูลทางการเงินอย่างเพิ่มขึ้น ช่วยในการจัดการกระแสเงินสดที่ดีขึ้น นั้น ตัวอย่างเช่น มูลนิธิ Q ได้พัฒนาระบบสำหรับการติดตามตัวชี้วัดทางการเงินและการประสบความสำเร็จทางทุน

ผู้ก่อตั้ง ไบรอัน บาสิงเจอร์ ได้เน้นทางความโปร่งใสในการจัดหาทุนและผลลัพธ์ช่วยให้พวกเขาได้รับการสนับสนุนเพิ่มเติมและทำให้กระบวนการรายงานง่ายขึ้น

2. ส่งใบแจ้งหนี้โดยไม่ล่าช้า

การล่าช้าในการส่งใบแจ้งหนี้มักทำให้กระแสเงินสดขัดข้องและสร้างการล่าช้าในการชำระเงิน ลูกค้าไม่สามารถชำระเงินได้หากพวกเขาไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจเสี่ยงต่อความขาดแคลนสำหรับธุรกิจ

ตารางเวลาการส่งใบแจ้งหนี้มักขึ้นอยู่กับเงื่อนไขเครดิตและปฏิบัติในอุตสาหกรรม ตัวเลือกทั่วไปรวมถึง:

• รายสัปดาห์
• รายสัปดาห์ละครึ่ง
• รายเดือน
• ตามขั้ว
• หลังจากเสร็จสิ้นโครงการหรือการจัดส่งสินค้า

การทำให้การส่งใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติสามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นและรวมระบบกับเครื่องมือบัญชีได้อย่างรวดเร็ว การอัตโนมัติลดความยุ่งยากในการดำเนินกระบวนการด้วยมือและช่วยให้สามารถส่งใบแจ้งหนี้ตรงตามเวลา ลดความขัดข้องในกระแสเงินสด

3. บริหารการเก็บเงินสำหรับการจัดการกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพ

ความท้าทายที่เกิดขึ้นในการจัดการกระแสเงินสด มักเกิดจากเงินรายได้ที่ติดตัวอยู่ในบัญชีรับเงินไม่ได้พร้อมใช้งานโดยตรงในบัญชีธนาคาร การแก้ไขปัญหานี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษากระแสเงินสดที่แข็งแรง

ให้ทำการบังคับข้อกำหนดการชำระเงินอย่างชัดเจนและติดตามการชำระเงินที่ล่าช้าโดยเร็ว หลังค้าง การเสนอส่งผลตอบแทน เช่น ส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดเวลา ส่งเสริมกระบวนการชำระเงินเร็วขึ้น ในทางกลับกัน การปรับเงินเบี้ยหรือดอกเบี้ยสำหรับการชำระเงินล่าช้าอาจจะป้องกันการล่าช้า

สำหรับลูกค้าที่มีประวัติการชำระเงินล่าช้า การยื่นเงินล่วงหน้าแทนการขยายเครดิตจะต้องการการรับเงินที่เป็นเวลาและลดความเสี่ยง การบริหารการเก็บเงินอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้กระแสเงินสดสม่ำเสมอและเป็นประเทศ

4. จัดการการใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

การควบคุมค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งสำคัญในการรักษา กระแสเงินสดที่ดี การใช้จ่ายควรสอดคล้องกับการเติบโตและประสิทธิภาพของธุรกิจเสมอ เน้นการออมเงินให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ลงทุนโดยยึดระเบียบเพื่อสูงสุดกำไร

ประเมินค่าใช้จ่ายทุกประการด้วยการใช้วิธีการลงทุน ถามว่าค่าใช้จ่ายนั้นจะช่วยเพิ่มรายได้ ลดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่น หรือเสริมความสามารถในการผลิต
 

ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจในการจ้างงานควรเชื่อมโยงกับผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้ เช่น เพิ่มยอดขาย ความเชี่ยวชาญใหม่ หรือลดภาระงานที่เพิ่มขึ้นเพื่อเน้นการขยายธุรกิจ

กลยุทธ์ในการลดค่าใช้จ่ายธุรกิจ:

• สร้างงบประมาณละเอียดและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
• เจาะจงการเจรจาดีขึ้นหรือขอส่วนลดจากซัพพลายเออร์
• ออโตเมตงานที่ซ้ำซากเพื่อประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่าย

5. จัดการคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ

การรักษาระดับสินค้าในระดับที่เหมาะสมช่วยลดต้นทุน ลดการสูญเสีย และเสริมประสิทธิภาพในการจัดการเงินสด หลีกเลี่ยงการจัดเกินสินค้าเพื่อปล่อยเงินสดที่สามารถใช้ในที่อื่น และป้องกันการขาดสินค้าเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานจะไม่ถูกระงับ

ใช้เครื่องมือการจัดการสินค้าให้มีประสิทธิภาพในการดูแลระดับสินค้าในเวลาจริง เครื่องมือเหล่านี้สามารถทำให้การสั่งซื้อสินค้าโดยอัตโนมัติและส่งการแจ้งเตือนเมื่อสินค้าเหลือเพียงเล็กน้อย จึงทำให้การใช้งบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ

6. ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงิน

การเจรจาต่อรองเงื่อนไขการชำระเงินกับซัพพลายเออร์สามารถเสริมความยืดหยุ่นของการกระทำเงินสดได้ เช่น การเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระจาก net 30 เป็น net 60 หรือ 90 จะช่วยเสริมเวลาให้เพิ่มเติมในการจัดการรายจ่ายออก

ซัพพลายเออร์ที่มีความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้อาจจะเป็นกำลังใจในการทำการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ เริ่มการสนทนาเหล่านี้ให้เร็วๆ ไม่ใกล้กับวันกำหนดชำระเงิน โดยการแจ้งล่วงหน้าจะส่งผลดีและแสดงความมืออาชีพ

พิจารณาว่าการปรับเงื่อนไขที่เกิดประโยชน์แก่ทั้งสองฝ่าย เช่น เพิ่มปริมาณการสั่งซื้อหรือ กระแสเงินสดที่สามารถคาดเดาได้ สามารถทำให้ซัพพลายเออร์เปิดใจมากขึ้นในการต่อรอง เน้นให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นส่วนร่วมด้วยการเป็นคนสร้างสรรค์และยุติธรรมในการสนทนา

7. จัดการภาระภาษี

บิลภาษีที่ไม่คาดคิดอาจสร้างสะดุดในการเงินและเป็นที่เครียดทางการเงิน หากต้องการหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ ควรรักษาการบัญชีให้แม่นยำ ชำระภาษีโดยประมาณและตรวจสอบการยื่นรายงานตามกำหนดเวลา 

ควรทราบสิทธิและหน้าที่เช่นส่วนลดภาษี ภาษีสรรพสามิต และภาษีเงินเดือนเพื่อป้องกันค่าปรับและค่าประทุษร้าย เพื่อผลลัพธ์ที่แม่นยำ ควรให้คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อให้มีเงินสำรองเพียงพอสำหรับการชำระภาษี

8. ตรวจสอบกระแสเงินสดบ่อยครั้ง

การตรวจสอบกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาความคล่องตัวทางการเงิน

รายงานกระแสเงินสดจะให้บันทึกชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใน ตำแหน่งเงินสด ในช่วงเวลาที่ระบุ เช่น เดือนหรือไตรมาส การตรวจสอบรายงานนี้อย่างสม่ำเสมอจะช่วยพบปัญหาล่วงหน้า เพื่อการปรับปรุงที่จะช่วยรักษาการเงินในเส้นทางที่ถูกต้อง

สภาวะตลาดและเป้าหมายทางธุรกิจสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นความอัพเดทอย่างสม่ำเสมอในการทำนาย กระแสเงินสดของคุณจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารจัดการอย่างเป็นผลลัพธ์

9. นำเทคโนโลยีการเงินเข้าใช้

กระบวนการทำด้วยมือและสเปรดชีททำให้การจัดการกระแสเงินสดไม่มีประสิทธิภาพและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

ซอฟต์แวร์การบัญชีทำให้กระบวนการกรอกข้อมูลง่ายขึ้น ในขณะที่เครื่องมืออัตโนมัติ ช่วยให้การควบคุมงบประมาณเป็นไปอย่างราบรื่น เช็ครายจ่ายแบบ real time และสร้างรายงานการเงิน โดยเครื่องมือเหล่านี้ไม่เพียงแค่ประหยัดเวลาเท่านั้น ยังให้ข้อมูลมุมมองที่เป็นประโยชน์สำหรับการวางแผนการเงินที่ดีขึ้น 

ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการอัตโนมัติช่วยให้การชำระเงินทันเวลา เสริมกระแสเงินสดและเส้นทางหลักของผู้ขาย

10. สร้างสำรองเงินสด

การสร้างสำรองเงินสดเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดหรือการขัดข้องโดยไม่กระตุกการกระจายเงินสด 

เป้าหมายคือการสะสมเงินสดในระยะเวลา 3-6 เดือนของค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ปริมาณเป้าหมายควรสะท้อนขนาดธุรกิจของคุณ อุตสาหกรรม และความผูกพันทางการเงิน 

เริ่มจากขนาดเล็ก เช่น การออมเงินไว้ 1 เดือนของค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ และเพิ่มส่วนสำรองเมื่อเงื่อนไขการเงินดีขึ้น การสำรองเงินที่เล็กน้อยก็ช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการกับความท้าทายที่ไม่คาดคิดในขณะที่รักษาความมั่นคงสถานได้ 

11. การเสริมสร้างการสื่อสารกับลูกค้า

การสื่อสารอย่างชัดเจนกับลูกค้าเกี่ยวกับความคาดหวังในการชำระเงินสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการเงินได้อย่างมีนัยที่สำคัญ รวมข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ เช่น “คาดว่าจะชำระเงินทันทีเมื่อได้รับ” และ “คิดดอกเบี้ยสำหรับการชำระเกิน 30 วัน” เพื่อลดความเข้าใจที่ผิด

ตรวจสอบรายงานเงินรับได้อย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุรูปแบบการชำระเงินช้าหรือบัญชีที่ค้างการชำระ

การวิเคราะห์นี้ช่วยระบุพื้นที่ที่มีปัญหาและปรับปรุงกระบวนการระบุให้โปร่งแสดงอย่างต่อเนื่องตรวจสอบความสอดคล้องช่วยให้การไหลเงินสดเราขึ้นและมีความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแรงขึ้น

12. การทำให้กระบวนการเจ้าหนี้อัตโนมัติ: การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่

การอัตโนมัติบัญชีลูกหนี้ (AP) ช่วยในการบริหารการเงินด้วยการบูรณาการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ การปรับปรุงการควบคุมและลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น ประโยชน์หลักประกอบด้วย:

• การดำเนินงานเร็วขึ้น: เพิ่มความเร็วในการจัดการใบแจ้งหนี้ ลดความล่าช้าในการชำระเงินผู้ขายและลดค่าปรับ
• การควบคุมเพิ่มเติม: ให้ข้อมูลเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะการชำระเงิน ช่วยในการตัดสินใจทางการเงินได้ดีขึ้น และควบคุมเงินสดออกไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ลดความผิดพลาดและการปั่นป่อง: ลดความเสี่ยงด้วยการอัตโนมัติงาน ลดโอกาสของข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเงินหนักหรออำนาจกฎหมายที่สามารถขัดขวางการไหลเงินสด
• ประหยัดค่าใช้จ่าย: ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้วยมือ เช่นการพิมพ์ การป้อนข้อมูล และการจัดเก็บ ปลดระวางเงินสำหรับความสำคัญในธุรกิจอื่น

การใช้เครื่องมืออัตโนมัติบัญชีลูกหนี้ เช่นเพิ่มความสามารถในการทำนายกำไรเพิ่มขึ้น

ข้อมูลและการวิเคราะห์เรียลไทม์ช่วยให้การทำนายการไหลเงินสดต่อตัวได้ง่ายขึ้น ช่วยธุรกิจเตรียมการสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกินและตัดสินใจการตัดสินใจเพื่อรักษาความมั่นคงทางการเงิน

สรุป

รวมทั้งยอดเงินสดที่มี วาวกิจกรรมด้านการเงิน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับกิจการขนาดเล็กเพื่อรักษาการดำเนินงานต่อไปและเสนอสำรองเพิ่มมากขึ้น การบริหารจัดการเคลียร์สาระระหว่างรายได้กับรายจ่ายโดยมีประสิทธิภาพช่วยให้กิจการสามารถรักษาความมั่นคงทางการเงินได้

โดยการปฏิบัติกับกลยุทธ์เช่นการพยากรณ์อย่างถูกต้อง ตัชกลุ่มเครื่องมืออัตโนมัติ กระบวหมการชำระเงินชัดเจน และการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายเชิงลบ กิจการสามารถเสริมสร้างความมั่นคงทางการเงินได้และสร้างฐานการต่อไปสู่ความสำเร็จในระยะยาวได้