小型企业现金流管理对长期成功至关重要。它关乎将销售转化为现金并明智管理付款。
目标是为企业创造坚实的现金储备。以下是改善现金流管理并为公司未来增长打下基础的最佳实用建议。
小型企业的现金流管理
现金流管理涉及追踪和控制现金在企业内外的流动。
这对于预测可用于支付账单、偿还债务和处理运营成本等需求的现金数量至关重要。
有效的管理确保企业有足够的现金储备来支付日常费用并推动增长。
- 经营性现金流 (CFO): 追踪从企业核心活动中产生的现金，如销售和生产。它显示是否有足够的现金流入以支付账单和运营成本。积极的经营性现金流对于企业的长期生存至关重要。
- 投资性现金流 (CFI): 此类别追踪从投资中获得或使用的现金，如购买或出售资产或证券。它反映了现金在增长或投资活动中的投入量。
- 融资性现金流 (CFF): 代表与融资活动相关的现金流，如负债或发行股票。它还包括用于支付股息的现金。此类别有助于了解企业融资情况以及满足财务义务的能力。
让我们在下面探讨小型企业现金流管理的基本工具和策略。
1. 有效管理现金流预测
首先估计特定时间范围内（每月、每季度和每年）进出企业的所有现金流。
准确的预测 有助于预测潜在的资金不足，并允许更好地规划以处理支出，而不会干扰业务的运作。
为潜在短缺做好准备
如果像设备维修这样的大笔开销即将到来，预测可以给您调整的时间。您可以削减不必要的开支，或考虑融资选项，如小型企业信用额度，以维持稳定。
使用准确数据进行可靠的预测
利用工具如电子表格或财务规划软件来包括每个现金流组成部分。
跟踪收入、投资、应收账款、工资、租金、库存采购和贷款付款。更精确的输入会带来可靠的预测。
提升可见性 作出更好决策
对财务数据的增强可见性改善了现金流管理。例如，Q基金会开发了用于跟踪财务指标和实现股本目标的系统。
创始人布赛恩(Brian Basinger)强调资金和成果透明化有助于获得额外支持并简化报告。
2. 及时发送发票
延迟发票会打乱现金流，导致付款延迟。如果客户没有收到发票，他们就无法付款，这会给业务带来风险。
发票时间表通常取决于信用条款和行业惯例。常见的选择包括：
- 每周
- 每两周一次
- 每月
- 基于里程碑
- 项目完成后或产品交付后
自动化发票可以简化此过程，并将其与会计工具整合。自动化减少了手动操作，并确保发票及时发送，最大程度减少现金流中断。
3. 有效管理应收款项，促进现金流管理
现金流挑战常常出现在收入被拖欠而无法立即到账的情况下。解决这个问题对于保持健康的现金流至关重要。
要确立清晰的付款条件，并及时跟进逾期付款。提供奖励，如提供早期付款折扣，可以鼓励更快的付款周期。另一方面，对逾期付款实行费用或利息可以避免延迟。
对于有拖欠历史的客户，要求提前付款而不是提供信贷可以确保及时的现金流入，并降低风险。有效的应收款项管理可以使现金流保持一致和可预测。
4. 有效管理支出
控制支出是保持良好现金流的关键。支出应始终与业务增长和效率相一致。专注于尽可能节省成本，同时进行战略性投资以最大化回报。
用投资方式评估每一笔支出。问问这笔开支是否会增加收入，减少其他开支或提高生产力。
例如，招聘决策应与可衡量的结果挂钩，如增加销售额、新专业知识或减轻工作量，以便更好地专注于业务扩展。
降低企业支出的策略:
- 制定详细预算并严格遵守。
- 与供应商谈判获得更好的交易或折扣。
- 自动化重复的任务以节省时间和降低成本。
5. 有效管理库存
保持最佳的库存水平可以降低成本，减少浪费，并加强现金流管理。避免库存过剩以释放现金用于其他用途，并防止库存不足以确保运营不间断。
利用库存管理工具实时监控库存水平。这些工具可以自动重新订购，并在库存不足时发送警报，确保高效利用现金流。
6. 调整付款条款
与供应商重新谈判付款条款可以增强现金流灵活性。例如，将付款条款从净期限30天调整到净期限60天或90天，可以提供额外时间来管理资金流出。
与建立了关系的供应商可能更愿意容纳这些调整。要尽早进行这类讨论，不要在到期日前临近时才开始，提前通知有助于取得更好的结果并展现专业素养。
考虑调整后的条款如何使双方受益。增加订购量或为供应商提供可预测的现金流可以使其更愿意进行谈判。在讨论过程中既肯定又公平，努力实现双方都受益的结果。
7. 管理税务义务
意外的税单可能会影响现金流，导致财务压力。 为了避免这种情况，保持精确的簿记，进行预估税款支付，并确保及时申报。
及时了解销售、消费税和工资税等义务，以避免罚款。 为了得出准确的预测，咨询税务专业人士，确保有足够的现金储备来支付税款。
8. 经常监控现金流
定期监控现金流对保持财务灵活性至关重要。
现金流量表清晰记录了特定时期（如一个月或一个季度）现金状况的变化。定期审阅这份报表有助于及早发现问题，从而调整以保持财务状况良好。
市场形势和业务目标可能会变化，因此频繁更新您的现金流预测对主动管理至关重要。
9. 采用金融科技
手工处理和电子表格会使现金流管理效率低下且容易出错。
会计软件简化数据录入，而自动化工具则简化预算控制，实时跟踪支出并生成财务报表。这些工具不仅节省时间，还提供更好的财务规划可行性洞察。
例如，支付自动化平台可以帮助确保及时付款，提高现金流和供应商关系。
10. 建立现金储备
建立现金储备对于管理意外支出或中断而不影响现金流至关重要。
目标是储备三至六个月的运营费用。然而，目标金额应考虑您的业务规模、行业和财务承诺。
可以从小处开始，例如存储一个月的运营费用，并逐渐增加储备，随着财务状况的改善。即使是一个适度的储备也可以帮助您的业务应对意外挑战，同时保持稳定。
11. 加强与客户的沟通
与客户明确沟通支付预期，可以显著改善现金流。在发票上包含”收到款项后支付“和”逾期30天付款将收取利息“等详细信息，以减少误解。
定期审查应收账款报告，以识别延迟付款或拖欠账户的模式。
这种分析有助于找出问题区域并改善收款流程。透明、一致的沟通确保更顺畅的现金流和更牢固的客户关系。
12. 应付账款自动化：改变游戏规则
自动化应付账款(AP)通过简化发票处理、改善监管和削减不必要的成本，增强现金流管理。主要收益包括：
- 处理加快： 加快发票处理速度，减少供应商付款延迟，避免罚款。
- 监督加强：实时查看付款状态，使财务决策更明智，对外出现现金有更好的控制。
- 减少错误和欺诈：通过自动化任务，降低风险，减少昂贵错误或欺诈的可能性，从而破坏现金流。
- 节省成本： 削减与手工处理有关的费用，如打印、数据录入和存储，释放出资金用于其他业务优先事项。
使用Tipalti等AP自动化工具可以改进现金流预测。
实时数据和分析使得更容易预测未来现金流，帮助企业为即将到来的支出做好准备，做出明智决策以保持财务稳定性。
结论
建立一套现金流策略对于小型企业来说至关重要，这有助于维持运营并推动增长。有效的现金流管理确保收入和支出之间保持稳定平衡，帮助企业保持财务安全。
通过实施准确的预测、自动化工具、清晰的支付流程和主动的费用管理等策略，企业可以增强财务稳定性，为长期成功打下基础。
